Задание 5. Импорт данных

При импорте данных Access считывает данные из файла вне текущей базы данных и создает для них новую таблицу. В Access можно импортировать файлы нескольких типов:

¾ объекты из других баз данных Access;

¾ файлы dBASE;

¾ файлы FoxPro;

¾ электронные таблицы Excel;

¾ текстовые файлы (с разделителями или с фиксированной длиной записей);

¾ документы HTML;

¾ базы данных ODBC[9], такие как таблицы Microsoft SQL Server.

Процедура импорта для всех типов файлов единообразна. Рассмотрим импорт данных из Excel. Имеется возможность импортировать данные Excel в новую таблицу или уже существующую таблицу базы данных Access. В последнем случае данные должны иметь соответствующую структуру, а также соответствующим образом разбиты на столбцы и строки.

1. Создайте таблицу в Excel, структура полей которой соответствует структуре полей таблицы ПОСТАВЩИК в базе данных СКЛАД (рис.10).

Рис.10. Таблица в Excel для экспорта в Access

2. Сохраните и закройте таблицу.

3. Откройте базу данных СКЛАД и выберите команду ИМПОРТ из Microsoft Excel. Найдите файл с таблицей и щелкните по кнопке ИМПОРТ, чтобы запустить МАСТЕР импорта (рис.11).

4. Укажите, что следует выполнить добавление записей в таблицу Постащик.

5. В качестве источника данных укажите ЛИСТЫ, так как мы не создавали именованных диапазонов ячеек (рис.12).

6. Затем установите флажок для указания заголовка в первой строке.

7. Далее укажите, в какую таблицу нашей базы данных должен будет выполниться импорт данных.

8. Убедитесь в том, что для новых записей в таблице ПОСТАВЩИК были сформированы значения ключевого столбца КОД_ПОСТАВЩИКА (рис.13).

Рис.11. Мастер импорта таблиц

Рис.13. Результат импортирования данных из Excel с формирование ключевого столбца

Самостоятельно

1. Выполните импорт данных из текстового документа. Создайте в Блокноте документ с данными, соответствующими одной из таблиц нашей базы данных (рис.14). В качестве разделителя столбцов можно использовать, например клавишу TAB.

1. Выполните импорт этих данных в таблицу Access.

2. В диалоговом окне МАСТЕРА импортирования установите переключатель С РАЗДЕЛИТЕЛЯМИ (рис.15).

Рис.14. Данные, подготовленные в Блокноте

Рис.15. Мастер импортирования текстового документа

Рис.16. Результат импортирования в таблицу Access

[1] Тип данных должен быть Дата/Время

[2] Форма еще далека от полной готовности к работе.

[3] Рекомендуем давать запросам собственные имена, не сохраняя стандартные: Запрос 1, Запрос 2 и так далее.

[4] Вот для чего в базе данных используются индексированные поля. Если поле ПОКУПАТЕЛЬ проиндексировано, то записи в этом поле хранятся в отсортированном виде, поиск будет выполнен значительно быстрее. Обратная сторона индексирования – для хранения таблицы, отсортированной по индексу, требуется дополнительная память (индексный файл).

[5] Поля являются необязательными, допускают пустые значения

[6] Удаление записей выполним позже, при изучении запросов на удаление.

[7] Мы с вами уже создавали макрос для запуска запроса-действия на удаление записей из таблицы.

[8] В реальных условиях работы с базой данных открывать и закрывать таблицы при внесении в них изменений не обязательно.

[9] Стандарт ODBC (Open DataBase Connectivity) – модель доступа к данным фирмы Microsoft для соединения прикладных программ на персональных компьютерах и универсальных систем баз данных.